Fotolia_71040004_XSIl est fréquent de vouloir mesurer la vitesse de routage de vos envois d'emails, surtout quand on a des contraintes fortes de diffusion et d'arrivée en boîte de réception rapide. Les activités de ventes privées, ventes flash et toute autre activité ou la vitesse d'envoi sur de gros volumes est importante, sont très attentives à la vitesse de diffusion des emails.

Mais qu'appelle-t-on la vitesse de diffusion ?

Comment la mesurer et quelles sont les solutions proposées par les routeurs pour optimiser la vitesse d'envoi ?

Après de la validation d'une campagne, schématiquement, 2 étapes sont enchainées

Fabrication de l'email
La première consiste à forger l'email. La solution va produire l'email et donc récupérer toutes les données de personnalisation, tracking, … Cette phase peut être longue si la personnalisation est complexe (expression conditionnelle). Elle nécessite souvent des accès aux données ce qui peut être lent (l'accès aux disques durs peut ralentir considérablement la fabrication de l'email, la vitesse du processeur compte aussi).



Lors des projets, maintenant courants, de campagnes fortement personnalisées sur des envois importants (> 1 Million d@), il est assez fréquent de rencontrer des lenteurs sur la vitesse de fabrication que ce soit sur les solutions SaaS ou des logiciels.
Avant de coder l'email final, je vous recommande de consulter le service technique de votre prestataire pour valider (ou estimer) la vitesse de fabrication de l'email qui pourra être obtenue. Fabriquer rapidement beaucoup d'emails complexe nécessite des adaptations d'infrastructures (base de données notamment) qui peuvent avoir un coût. 
Si vous êtes dans un contexte d'appel d'offres, ce point peut être essentiel et nécessite d'être correctement contractualisé et sécurisé lors du choix (tests, témoignage …).

La société Emarsys, illustre bien cette contrainte de personnalisation sur son offre Broadcast. Elle commercialise notamment une offre d'envoi de 10 M@ à l'heure. Sur son site, on peut lire que cette vitesse est garantie pour des personnalisations "simples".

Envoi de l'email
La deuxième étape va consister à envoyer l'email au serveur SMTP d'envoi. Celui-ci  va récupérer l'email forgé et entamer le dialogue SMTP avec le serveur de destination en essayant d'optimiser la vitesse de diffusion. Pour accélérer la vitesse d'envoi, beaucoup de paramètres techniques peuvent être ajustés : le nombre d'adresses IP, le nombre de sessions smtp ouvertes par IP … Enfin la réputation de votre contexte d'envoi (adresse IP  et nom de domaine) peut largement impacter la vitesse acceptée par les serveurs SMTP de Gmail, Orange, Yahoo …

Le schéma ci-dessous synthèse le contexte d'envoi et ses 2 phases

Principes

Comment mesurer la vitesse d'envoi ?

Après la fabrication

Pour le gestionnaire de campagne, il est intéressant de comprendre l'avancement de l'envoi de la campagne. Les prestataires peuvent positionner 2 indicateurs pour mesurer l'avancement de l'envoi de la campagne. Le 1er et le plus courant consiste à installer la sonde d'avancement de la campagne à la sortie de la fabrication et une fois celle-ci acheveé, afficher sur l'outil 100 % d'envois. Cette mesure est partiellement inexacte (suivant l'architecture de fabrication) car l'envoi peut aussi prendre du temps.

Sur le serveur d'envoi SMTP

La 2ème pratique consiste à brancher la jauge sur le serveur d'envoi et de mesurer le nombre d'emails restant à envoyer. Je n'ai vu que 2 acteurs le pratiquer en France. Lors de l'envoi, les serveurs de réception de l'email peuvent refuser temporairement l'email, celui-ci va être placé dans la liste d'attente du serveur d'envoi. Ainsi, au bout de quelques jours, il est courant de constater un restant à router de quelques %, correspondant à des emails "fin d'attente d'envoi" et qui probablement passerons en Bounce Hard ou Soft. La jauge indique que la campagne est envoyée à 99%,ce qui suscite l'étonnement des utilisateurs et peut engendrer de l’inquiétude.

En résumé, la première mesure est rassurante mais inexacte, la 2ème plus précise, mais plus anxiogène… 😉

La situation est résumé sur ce graphique ci-dessous.

Principes mesures

L'estimation des délais de réception grâce à l'Inboxmonitoring

Enfin dernier moyen de mesurer le temps d'aboutissement des emails avec les services de InboxMonitoring (MailmonitorApp, …). Ceux-ci fournissent des adresses pièges qui sont mélangées lors de l'envoi de la campagne. Certains outils permettent de connaître le temps d'arrivée dans la boite aux lettres entre 2 adresses pièges. Ceci permet d'estimer un temps d'arrivée en boite de réception qui est différent du temps d'envoi. En effet le Fai olu le Webmail peut prendre du temps, une fois l'email accepté, pour le livrer en boîte de réception.

Sur cet exemple issu de Mailmonitor, la vitesse d'arrivée mesurée entre les adresses pièges est acceptable

Vitesse seed list

 

Sur cet exemple, les temps d'arrivée sont plus inquiétants

 

Vitesse seed list 2

 Si vous voulez en savoir plus sur ce sujet et les outils d'emailing, je vous invite à participer à la prochaine Webconférence sur le thème "Email marketing : comment choisir la bonne solution pour gérer vos emailing ?" le lundi 14 septembre à 14h30.
Je tacherai de répondre à toutes vos questions, surtout si vous les posez à l'avance sur ce blog …

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